GoHighLevel Roundup KW21/2026: Workflow Wait Revamp & mehr

Willkommen zur nächsten Ausgabe unseres wöchentlichen GoHighLevel Roundups! Die Kalenderwoche 21, vom 18. bis zum 24. Mai 2026, war eine Woche für alle, die täglich mit Workflows und KI-Agenten arbeiten. Gleich zwei Updates wurden von den Hosts des offiziellen Release-Radar-Livestreams persönlich zum "Release der Woche" gekürt, dazu kommt ein cleveres neues Werkzeug, das automatisch aufdeckt, wo deiner Wissensbasis noch Inhalte fehlen. Und auch abseits der KI-Themen gab es wieder eine ganze Reihe an praktischen Detailverbesserungen, von der Media Library bis zum Checkout im Online-Shop.

Schauen wir uns die drei größten Neuerungen der Woche im Detail an, bevor wir durch den Rest der Updates gehen.

🔥 Top Feature Deep Dive

1. ⏱️ Workflow Wait Action Revamp: Warten wird einfacher

Das persönliche "Release der Woche" des Hosts im Livestream betrifft ein Feature, das vermutlich in fast jedem Account im Einsatz ist: die Wait-Action in Workflows.

Was hat sich geändert?

Bisher musstest du, wenn ein Workflow relativ zu einem bestimmten Datum oder einer Uhrzeit warten sollte, zuerst eine vorgeschaltete "Set Event Time"-Aktion einbauen, um den Referenzzeitpunkt festzulegen. Erst danach konnte die eigentliche Wait-Action darauf zugreifen. Mit dem Revamp entfällt dieser Zwischenschritt: Die Wait-Action kann jetzt direkt relativ zu einem Datum oder einer Zeit warten, ohne den vorgeschalteten Umweg.

Die Kernfunktionen im Detail:

Kein "Set Event Time" mehr nötig: Die Wait-Action greift jetzt direkt auf Datums- und Zeit-Werte zu, etwa aus einem Custom Field oder einem Termin.
Weniger Fehlerquellen im Setup: Gerade Einsteiger haben die vorgeschaltete Aktion häufig vergessen oder falsch konfiguriert, wodurch Workflows nicht wie geplant gewartet haben. Dieses Risiko sinkt jetzt spürbar.
Schnelleres Workflow-Design: Wo vorher zwei Aktionsschritte nötig waren, reicht jetzt einer, was den gesamten Workflow übersichtlicher macht.

Praktischer Nutzen für Agenturen und KMU:

Für alle, die zeitgesteuerte Follow-up-Sequenzen bauen, zum Beispiel eine Erinnerung drei Tage vor einem Termin oder eine Reaktivierungs-Nachricht eine Woche nach dem letzten Kontakt, ist das ein direkter Zeitgewinn beim Setup. Weniger Aktionsschritte bedeuten weniger Stellen, an denen ein Workflow kaputtgehen kann, und gerade bei der Übergabe von Workflow-Vorlagen an Kunden oder neue Teammitglieder sinkt die Fehleranfälligkeit spürbar. Wer bereits bestehende Workflows mit der alten "Set Event Time"-Methode gebaut hat, muss diese nicht zwingend umbauen, sollte die neue, einfachere Variante aber bei künftigen Workflows im Hinterkopf behalten.

2. 🔍 AI Agent Knowledge Search: Der Agent schlägt selbst nach

Das zweite große Update betrifft die KI-Wissensbasis im Zusammenspiel mit Workflows: die neue Workflow-Aktion "AI Agent Action, Knowledge Base Search Tool". Von Co-Host Ryan wurde dieses Feature als sein persönliches "Release der Woche" genannt.

Was ist neu?

Bisher lief das Nachschlagen in der Wissensbasis meist im Rahmen einer Konversation über den Chatbot oder die Voice AI. Jetzt lässt sich dieselbe Funktion als eigene Aktion direkt in einen Workflow einbauen: Der AI-Agent durchsucht innerhalb eines Workflow-Schritts gezielt die Wissensbasis nach einer passenden Antwort.

Praktischer Nutzen:

Das öffnet die Wissensbasis für deutlich mehr Automatisierungs-Szenarien, als es bisher der Fall war. Ein Workflow kann jetzt zum Beispiel bei eingehenden Formular-Anfragen automatisch in der Wissensbasis nach einer passenden Antwort suchen und diese in eine automatische Antwort-Mail einbauen, statt dass ein Mitarbeiter die Antwort manuell heraussuchen muss. Für Kunden, die viele wiederkehrende Anfragen erhalten, etwa zu Preisen, Öffnungszeiten oder Verfahrensabläufen, lässt sich damit ein deutlich größerer Anteil der Kommunikation automatisieren, ohne dass die Antworten generisch wirken, denn sie basieren ja weiterhin auf der eigens gepflegten Wissensbasis des Kunden.

3. 🕳️ Knowledge Base Gap Finder: Die KI zeigt, was noch fehlt

Das dritte Top-Feature der Woche löst ein Problem, das wohl jeder kennt, der eine Wissensbasis pflegt: Wie findet man heraus, welche Fragen die KI nicht beantworten kann, weil die passende Information einfach fehlt? Genau hier setzt das neue "Knowledge Base Gap Framework" an.

Die Details:

Automatische Lückenerkennung: Wenn die KI während eines echten Kundengesprächs, egal ob per Voice AI oder Conversation AI, eine Information nicht in der Wissensbasis finden kann, wird das automatisch erfasst.
Gezielte Nacharbeit: Statt zu raten, welche Themen in der Wissensbasis fehlen, bekommst du eine konkrete Liste der tatsächlich aufgetretenen Wissenslücken.
Basis für laufende Pflege: Die Gap-Erkennung macht die Wissensbasis-Pflege zu einem fortlaufenden, datenbasierten Prozess statt zu einer einmaligen Einrichtungsaufgabe.

Praktischer Nutzen:

Für Agenturen, die für Kunden Voice-AI- oder Chatbot-Lösungen betreuen, ist das ein echtes Qualitätswerkzeug. Statt nach dem Prinzip Hoffnung eine Wissensbasis einmal zu befüllen und dann laufen zu lassen, siehst du schwarz auf weiß, wo die KI bei echten Kundengesprächen an ihre Grenzen stößt. Diese Lücken lassen sich dann gezielt in der Wissensbasis schließen, wodurch sich die Antwortqualität mit jeder Iteration weiter verbessert. Gerade in den ersten Wochen nach dem Livegang eines KI-Agenten ist dieses Werkzeug Gold wert, weil sich reale Kundenfragen erfahrungsgemäß nie zu hundert Prozent vorhersehen lassen.

📋 Weitere Updates der Woche im Überblick

Neben den drei Top-Themen gab es in KW21 noch zahlreiche weitere Verbesserungen. Hier die wichtigsten, sortiert nach Bereich:

🖼️ Media Library & E-Commerce

Media Library Navigation: In der Media Library lässt sich jetzt mit Pfeiltasten und Escape zwischen Dateien in der Vorschau wechseln, ohne das Preview-Fenster jedes Mal schließen zu müssen.
Media Library Folder Uploads: Ganze Ordnerstrukturen mit mehreren Ebenen lassen sich jetzt gesammelt hochladen, inklusive automatischer Verschachtelung, und wieder als ZIP herunterladen.
Ecommerce Image Shortcuts: Dieselbe Tastatur-Navigation wie in der Media Library gibt es jetzt auch für Produktbilder im Online-Shop, sowohl in der Vorschau als auch im Live-Shop.
Ecommerce Shipping Text: Versandmethoden- und "Kostenloser Versand"-Texte im Checkout lassen sich jetzt frei anpassen, statt fest vorgegeben zu sein.

🤖 KI & Conversations

AI Agent Custom Values: Eine neue Workflow-Aktion, mit der ein AI-Agent selbst entscheiden kann, welchen Custom Value er aktualisiert, wodurch sich vorher nötige umständliche Verzweigungen erübrigen.
Conversation AI Agent Logs: Agent-Logs lassen sich jetzt direkt aus der Conversations-Ansicht als Seitenpanel öffnen, ohne in einen separaten Logs-Bereich wechseln zu müssen.
Knowledge Base Web Crawler: Der Web-Crawler für die Wissensbasis nutzt jetzt Sitemaps zur URL-Auswahl, zeigt einen Live-Fortschrittsbalken und gibt mehr Kontrolle darüber, welche Seiten indexiert werden.
Ask AI Plan Availability: Eine Pay-per-Use-Option für Ask AI auf Sub-Accounts ohne "AI Unlimited"-Plan wurde laut Aussage im Livestream als "sehr nah" am Rollout beschrieben, war zum Zeitpunkt der Aufnahme aber noch nicht offiziell live.

🔗 Workflows & Integrationen

Workflow Integration Previews: Trigger und Aktionen mit Integrations-Abhängigkeit zeigen jetzt direkt Feldvorschauen beim Verbinden an, statt nur einen "Connect first"-Hinweis.
Facebook Lead Ads Merge: Der Contact-Merge-by-Name, bisher nur für Messenger-Nachrichten verfügbar, funktioniert jetzt auch für Formular-Einreichungen aus Facebook Lead Ads.
Workflow Math and API Speedups: Neue Mathe-Operationen für Company- und Custom-Object-spezifische Workflows, dazu diverse Backend- und Performance-Verbesserungen unter anderem bei Wissensbasis, Ask AI und QR-Codes.

📬 E-Mail & Formulare

Email Builder Conditional Sections: Bedingte Sichtbarkeit im Email Builder funktioniert jetzt auch für ganze Sektionen statt nur für einzelne Elemente, inklusive eines neuen "ist leer" beziehungsweise "ist vorhanden"-Operators.
Email Domain Send Warnings: Bei inaktiven oder unverifizierten Sende-Domains erscheint jetzt eine Inline-Warnung direkt im E-Mail-Editor.
Forms UI Tweaks: Buttons in Formularen, Umfragen und Quizzes unterstützen jetzt native Farbverläufe inklusive konfigurierbarer Farbstopps, ganz ohne Custom Code.
Quiz Builder Result Customization: Einzelne Kategorie-Ergebnisse im Quiz Builder lassen sich jetzt individuell anpassen.

💬 Chat Widget & Communities

Chat Widget Voice Notes: Besucher können im Chat Widget jetzt Sprachnachrichten mit Re-Record-Option aufnehmen und als Audiodatei anhängen, steuerbar über die Widget-Einstellungen.
Chat Widget Lazy Load: Das Chat Widget lässt sich jetzt so einstellen, dass es erst nach einer Nutzerinteraktion lädt statt zeitbasiert, was für einen saubereren Seitenaufbau sorgt.
Meeting Recordings to Community: Meeting-Aufzeichnungen lassen sich jetzt per Ein-Klick direkt als Post in Communities veröffentlichen, statt sie erst herunterladen und manuell wieder hochladen zu müssen.
Communities Tax Collection: Steuererhebung im Checkout wird jetzt auch in Communities unterstützt, für Jurisdiktionen mit entsprechender Pflicht.
Live Rooms Recording Setup: Für die bestehende Live-Rooms-Aufnahmefunktion innerhalb von Communities gibt es jetzt einen individuell konfigurierbaren Slug für die URL.

🏢 CRM, Mobile & White Label

Contact Preference Change Logs: Änderungen bei Kontakt-Präferenzen sind jetzt direkt in der Conversations-Ansicht sichtbar, ohne separate Logs aufrufen zu müssen.
Company Fields Everywhere: Company-Felder sind jetzt im allgemeinen Custom-Field-Picker verfügbar, ein größerer Schritt für den weiteren Ausbau der B2B-Funktionalität rund um das Company Object.
Mobile App Settings Sync: Termintitel aus Service V2 werden jetzt automatisch aus den globalen Desktop-Einstellungen in die Mobile App übernommen.
Client Portal Domain Settings: Die Domain-Konfiguration für den Client Portal wurde in die zentrale Domain-Verwaltung integriert, ein zentraler Ort für Funnel-, Conversation- und Client-Portal-Domains.
White Label Voice AI Videos: Drei neue White-Label-Vertikalvideos zum Verkauf von Voice AI, abrufbar über die HighLevel University.
Snapshots for Rental Listings: Rental-Listings und ihre Kategorien lassen sich jetzt als Teil eines Snapshots mitnehmen, praktisch für die Replikation von Ferienvermietungs-Setups auf andere Accounts.
Labs Native Number Porting: Rufnummern-Portierung ist jetzt nativ im Phone System unter Labs verfügbar, statt über den Support-Kanal laufen zu müssen, inklusive eigenem Tracking-Tab für den Portierungsstatus.
Labs Voice AI Flow Builder: Voice AI erhält, wie zuvor schon Conversation AI, einen visuellen Flow-Builder für Multi-Agent-Flows.

🛠️ Mini-Playbook: Die Wissenslücken-Schleife für frisch gestartete KI-Agenten

Wenn du gerade einen neuen Voice-AI- oder Chatbot-Agenten für einen Kunden live geschaltet hast, richte dir eine feste wöchentliche Routine ein: Sieh dir die über den Knowledge Base Gap Finder erfassten Lücken durch, ergänze die fehlenden Informationen in der Wissensbasis und beobachte in der Folgewoche, ob dieselben Fragen erneut als Lücke auftauchen. Kombiniere das mit der neuen AI Agent Knowledge Search-Aktion in einem Follow-up-Workflow, der bei unklaren Anfragen automatisch noch einmal in der aktualisierten Wissensbasis nachschlägt, bevor eine Antwort an den Kunden geht. So entsteht ein sich selbst verbessernder Kreislauf, der die Qualität deiner KI-Agenten Woche für Woche steigert, statt sie nach dem Livegang unverändert laufen zu lassen.

🎥 Das Release Radar Video der Woche

Wie immer hat das HighLevel-Team alle Updates der Woche auch im offiziellen Livestream vorgestellt, inklusive Live-Demos direkt aus der Plattform:

Besonders sehenswert sind die Abschnitte zum Wait-Action-Revamp und zur AI Agent Knowledge Search, hier zeigen die Hosts direkt im Workflow-Builder, wie sich die neuen Bausteine zusammensetzen lassen.

Fazit: Eine Woche für die stillen Verbesserer

KW21/2026 war weniger eine Woche der großen Schlagzeilen als eine Woche der stillen, aber spürbaren Verbesserer. Der Workflow Wait Action Revamp nimmt eine kleine, aber häufige Fehlerquelle aus dem Workflow-Aufbau. Die AI Agent Knowledge Search bringt die Wissensbasis endlich direkt in die Workflow-Automatisierung, statt sie auf Konversationen zu beschränken. Und der Knowledge Base Gap Finder macht aus der Wissensbasis-Pflege einen datenbasierten, fortlaufenden Prozess statt einer einmaligen Fleißaufgabe. Zusammen mit den zahlreichen kleineren Updates bei Media Library, E-Commerce und Communities zeigt sich einmal mehr, wie viel sich in einer einzelnen Woche bei GoHighLevel bewegt.

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Bis nächste Woche zum nächsten Roundup!